現代企業管理的重要課題:ERP System

禮拜四 - 03/11/2016 04:33

現代企業管理的重要課題:ERP System

ERP系統


  是近幾年來在商用軟體業界最為人津津樂道的一個主題,筆者有幸在這白熱化的階段中,全程參與了它的發展與逐漸成熟。故而希望透過這篇文章與大家分享幾點個人的淺見。


所謂的ERP系統就是企業資源規劃系統(Enterprise Resource Planning),單就字義上來解讀,無非是希望把企業內部所有希望掌握到的資源,做一番整合的規劃,以達到資源分配最佳化和企業經營價值最大化的目標。
以最複雜的製造業來說,所謂的內部資源包括:原物料、成品和半成品、直接生產人力和設備、預算經費、應收和已回收帳款…等,都屬於可掌握、可量化、可被規劃的資源,這麼多的資源如何達到整合規劃與運用的目的呢?無可置疑的,除非是透過電腦,才能完成這樣的不可能任務。
 
phan mem he thong

  導入ERP系統儼然成為企業成長之必要工具。根據統計,99年營業額超過一百億的製造業有近六成以上的超大型企業導入 ERP系統;其中,就超大型電子資訊企業而言,則佔八成以上。這樣的數據呈現未必代表傳統自行設計出的應用系統不好或者一定要被淘汰,而是這些企業的成長太快,內部的資源整合面臨一定程度的挑戰,迫使經營階層不得不朝市面上成熟ERP系統的方向去思考。接下來,我們來探討幾個主題

一、到底ERP系統有什麼樣的魅力,值得這些超大型企業的經營者毅然選擇採用?

二、企業一旦決定追隨這樣的腳步,又如何知道市面上哪一套系統最適合企業本身的體質(The Best Solution)?

三、選定了特定的系統,避免不了面對導入過程中所衍生的差異、衝突和人員抗拒的問題,該如何導入系統才能讓企業得到最佳效益?


ERP系統的魅力在哪裡? (你的企業到底該不該導入ERP系統?)


  在現代生活中,我們無時無刻不在尋求一個最好的方法,去完成一件事情。ERP系統的提出,正是希望企業透過可邏輯化、可標準化的模式,並以簡便的資訊工具-電腦軟體、硬體和網路的組合-來達到企業資源整合規劃之目的.
 
而真正的基本精神便是透過企業外界專業的資訊廠商(Coach),輔以一套充分驗證的整體解決方案-成熟的應用軟體產品(可觀的導入驗證)、資訊廠商提供之專業資訊服務-來協助企業面對更競爭的經營環境以及更複雜的企業流程。特別是在未來面對十倍速,甚至百倍速的二十一世紀,ERP於是應運而生,協助企業建置與企業管理緊密結合的資訊技術基礎架構。


  既然ERP系統的目的在於協助企業進行有效的資源規劃,那麼應該如何進行規劃?其實,ERP系統仍脫離不了MIS系統的本質。


以最複雜的製造業來說,MIS系統的演變從單純的會計帳處理、存貨管理到MRP系統的出現,確實提供製造業更有效率的物料計劃與執行模式,解決了大半製造業在物料管理上的複雜問題;在當時看來,似乎已經是一個最佳解決方案了!老闆和資訊人員都鬆了一口氣,管理資訊系統不斷更新的災難終於告一段落。
 
MRP是否就此終結管理資訊系統的進一步發展,成為企業的最後解決方案?很不幸的,生產資源不單只有物料的計劃問題,隨著市場競爭優勢的變化,逐漸衍生出更複雜的產能問題:如何最佳化生產時效以因應客戶之需求?於是MRP II應運而生,企圖為製造者提供一套更完整的製造資源規劃系統。

  但資源規劃問題終究是要回歸到經營環境的變化來看;競爭區域的擴大到全球,國際化經營模式形成,客戶、供應商分散世界各地;多公司多工廠的運籌管理更趨複雜化,需要更彈性、有效的產銷協調機制;海外投資多樣化,企業集團財務上的管理與控制需要即時、正確的資訊分析。
 
企業主殷切希望有一套方案能為本身的全球化企業,做到隨時掌握企業所有資源之資訊,透過垂手可得的資訊做出最佳營運策略和決策,甚而擬定未來企業的整體走向。ERP系統的誕生,為企業的營運複雜問題帶來正確的解決方案,將資訊系統的重心從作業階層和管理階層,快速提升到老闆或高階主管階層,解決他們真正重要的資訊需求。


ERP系統的風行,迫使企業經營階層對MIS有全新的看法,真正的最佳資訊解決方案應該是:「資訊系統如何在現在和未來,持續地為企業的經營創造最大的優勢以及最高營運績效?並且保有最大的系統整合與延伸空間,以持續引進或整合未來先進的資訊系統」。


資訊技術的發展十分迅速,繼ERP系統漸趨成熟後,隨著網際網路的快速興起,許多新的概念很快又被提出,同時也與ERP系統實際結合而發展出可行的方案,如:供應鏈管理、客戶關係管理和電子商務…等。看來,老闆或經營者應該在未來更積極主動建置可行的資訊系統,企業才不會在二十一世紀的競爭中遠遠落後。


如何評估一套最佳的ERP系統?


  ERP系統代表的是企業的基礎資訊平台,同時也是企業的最佳管理實務。評估一個ERP系統,不應該只從現在的角度來看,更需要考量未來的計劃去尋找一個有前景、有發展、可持續升級的全方位解決方案;在這裡,謹提供一些客戶在評估系統的過程中,十個常見的重點供即將投入ERP系統評估的企業作參考:


1.) 資訊合作廠商:這樣的合作夥伴應該是一家可以永續經營、永續合作的資訊廠商。 ERP系統的導入只是一個階段,後續還有系統維護以及升級前景的問題,甚至關係未來許多先進資訊技術的引進,所以慎選你的合作對像是第一要務。別讓你的企業成為資訊孤兒


2.) 套裝軟體功能:專案委外設計的時代早已經過去,真正可行的是可充分標準化、經過驗證的套裝軟體發展模式,並以「完整產品」的型態存在;特別是ERP系統,需要透過成熟的「產品」與完整的「產品發展模式」,才能不斷地將有價值的管理模式回饋到「產品」之中,建立企業管理之最佳實務。


3.) 輔導服務模式:每一套有經驗的的軟體都會搭配一套相輔相成的輔導方法,標準化的導入模式能充分保證ERP系統上線的成功。


4.) 上線時程狀況:由於ERP導入的費用龐大、投入的時間和人力成本相當高,若面臨失敗,代表的是之前的投資付之闕如,還賠上了企業未來的競爭力,當然不能有任何失敗的想像空間。因此輔導的品質以及時程的縮短顯得十分重要,一般的企業(10億以上的營業額)約需費時六到八個月,超過一年則是失敗的案例。


5.) 系統升級前景:所謂的升級前景,應該是期待下一版本的功能大幅更新或增加、系統延展性更好,可透過適度的升級工程讓企業流程獲得修正、進步的機會。


6.) 維護技術移轉:企業是不斷改變的個體,因應營運策略不同和競爭環境的愈形激烈,它的需求和問題也快速在變化;ERP系統的上線只不過是一小步,重要的是,內部資訊人員必須從真正得到完整的技術移轉,才有能力去維護這套系統,以即時、適度地滿足使用者的要求,確保資訊系統的投資效益。


7.) 導入整體成本:導入ERP系統是一種持續不斷的系統修正,千萬不能期待上線後就此高枕無憂。所以,評估建置成本可以從幾個層面來分析,而一切評估基準則以"$"為計量單位:

- 明顯成本:
 
一般企業初期只針對顯而易見的外部購置成本作分析,通常這部分只佔整體成本的40%;
 
包括:ERP軟體、顧問服務和教育訓練、差異部分之程式修改、資料庫系統以及硬體主機;這些可見的成本可藉由有效的計劃執行而達到成本節制與時程掌控之雙重目的

- 隱藏成本:很多企業忽略了後續潛在成本的分析,通常這部分佔了整體成本的60%,甚至有可能更高;
 
包括:上線前所投入的人力成本、上線後的維護人力成本,還有,一旦計劃未依既定時程上線時,未事先規劃的顧問費用以及所投入的Users與MIS人力,特別是企業因係統的延遲所犧牲的競爭力而造成的損失,才是可怕的冰山一角。


8.) 資訊人員需求:保有適當的MIS人力是必要的,但若因為導入ERP系統而造成MIS 人力意外大幅成長,那你可能需要在事前做好這樣的評估,以免超出你的預期。最好的方法是:
 
先了解已導入該ERP系統且已經上線一段時間的用戶,系統使用良否以及系統維護人力狀況。


9.) 用戶實地見證:現有用戶的實地見證(Site Visit)是很重要的作業,而且最好是自行安排與本身企業類似產業的參觀,盡量避免由資訊廠商提供Demo Site而失之偏頗。透過1 - 2小時的參觀,所獲得的經驗分享是很寶貴的,或許你會因此而避開了一次錯誤的決策!或許你會因此而在導入過程中,謹記並避開他人曾發生的嚴重問題。


10.) 其他資訊工具整合:對一個大型企業(年營業額十億以上)來說,ERP系統在資訊技術的應用中已經是最基礎、也最重要的一環;一旦建置完成,企業可進一步運用不同的資訊技術延伸ERP系統到更多的應用領域。
 
例如:透過資料倉儲技術將既有的資料轉化成多用途的管理報表或統計分析圖表;同時透過ERP系統與供應鏈管理和電子商務的整合,拓展企業之間的往來關係,把重要的資訊和流程整合到上游的供應商和下游的客戶。


如何導入ERP系統?

導入的過程決定了上線的時程和品質,而上線的結果會影響後續的系統維護。以下謹針對簽約後到上線前的輔導過程,提出我們的經驗:


1.) 專案計劃表擬定:透過宣誓大會,由高階主管宣示決心和達成全員共識,並正式確定各階段之執行工作項目和日期。


2.) 現行作業需求與問題了解:輔導團隊透過與Users的面對面溝​​通、意見交換,讓顧問了解企業之現行作業;並由顧問於會後整理出初步的差異分析報告。


3.) 操作及應用教育訓練:透過顧問Live Demo的方式,讓Users先熟悉系統的操作方式,以及系統的詳細功能與作業流程,並由Users於會後整理出差異報告。


4.) 電腦化作業流程擬定:確定未來的電腦化流程,並予以文件化輸入電腦;此文件作為未來企業電腦化流程的基礎,並可於日後作為新人教育訓練或工作移交之依據。


5.) 程式修改:將分析出的差異部分做適度的修整,程式修改之計劃應以整體上線時程的達成為考量。


6.) 上機模擬:通常我們建議客戶採「ERP系統一次整合上線」、「新系統完全取代舊系統,不併行上線」之導入策略,是以上線前的模擬演練狀況將決定上線的順利與否,十分重要。


7.) 系統上線:由輔導團隊在現場協助Users操作,並立即解決問題,直到作業流程順暢為止。

在導入過程中,有一些是很重要的成功因素:


1.) 強而有力的高階主管宣示與裁決,避免專案陷入膠著的單一問題上。

2.) 明確的專案小組和工作分配,確定每一項工作有專責人員執行並負責。

3.) 定期的檢討會議,隨時調整專案進度、解決重大問題。

4.) 明確的預算規劃,在有限的預算下,可正確導引導入行為有效率地朝目標前進,不致脫軌。

5.) 適度的嘉獎,可能是實質的獎賞,可能是高階主管口頭上的鼓勵,這都能帶動士氣、凝聚團結力量,促進導入工作之進行。


結論


  企業從決定導入ERP系統,到積極進行評估工作,到最後的導入計劃執行以及後續的系統維護工程,是一連串複雜的企業行為。面對這一波強勁的ERP潮流,你是否應該開始思考,如何為你的企業導入一套可行的ERP系統?才能在二十一世紀保有企業的基礎競爭力

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